But 
Les services ICS sont une entreprise de gestion de congrès et d’association. Nous sommes des sous-traitants pour des associations afin de leur fournir un appui administratif et une planification complète de congrès sur la scène internationale. 

Le but de cette Déclaration de confidentialité est de vous informer des types de données personnelles amassées, utilisées, entreposées ou transférées par Conference Services Ltd. ou les filiales des services ICS (ICS) et les raisons pour lesquelles elles le sont. 

Données personnelles 
Les données personnelles comprennent tout renseignement pouvant être utilisé pour vous identifier comme votre nom, courriel, titre, numéro de téléphone et profession. 

Quels sont les renseignements amassés par les services ICS et pourquoi  le sont-ils ? 
Les services ICS recueillent les renseignements nécessaires pour la gestion d’associations, de congrès et d’événements. 

 Le type le plus courant de renseignements que nous recueillons comprend : noms, adresses courriel, adresses IP, autres renseignements sur vos coordonnées, professions, qualifications, réponses de sondage, besoins diététiques, photo, renseignements sur les cartes de crédit, renseignements sur l’impôt, copies de passeport ou identifiant, citations, et, etc. 

L’information est utilisée pour le traitement de votre inscription, pour prendre votre paiement, gérer vos vols ou votre hébergement, gérer des réservations de vols, organiser des repas avec un approvisionnement en nourriture approprié pour des besoins diététiques variés, communiquer avec vous à propos d’autres événements connexes, obtenir des commentaires, fournir des rapports à l’hôte du congrès ainsi que vous informer de futurs congrès. 

La base juridique pour le traitement de toutes données personnelles répond aux obligations contractuelles des services ICS : 

• Favoriser et traiter des transactions qui sont sur nos sites Web comme vous vous inscrivez à un congrès ; 
• Traiter votre adhésion et vous donner accès à vos règles d’appartenance ; 
• Rencontrer vos intérêts légitimes et ceux de nos tierces parties ; 
• Vous assurer que vous n’êtes pas oublié dans la diffusion d’information d’événements spécialisés. 
• Vous assurer que vous n’êtes pas oublié dans la diffusion d’information d’événements spécialisés. 

Lorsque vous nous donnez votre consentement : 

• Votre nom sera publié dans la liste des délégués sur le site Web et dans le programme ; 
• Vos renseignements personnels seront partagés avec un exposant et des commanditaires du congrès ; 
• Pour un but qui peut être exigé par la loi; 
• Pour viser à répondre aux exigences d’un gouvernement, d’une cour de justice, des forces policières qui mènent une enquête. 

 Comment les services ICS recueillent-ils des renseignements personnels ? 
Les services ICS recueillent des renseignements personnels lorsque vous nous les fournissez directement. 

 Les services ICS recueillent des renseignements personnels lorsque vous les donnez lors de l’inscription à un événement, lors d’un abonnement à un bulletin ou une liste courriel, lors de votre visite de nos sites Web, lorsque vous soumettez des commentaires, lorsque vous participez à un concours, remplissez un sondage ou que vous nous envoyez une communication. 

Quels renseignements sont-ils amassés par de tierces parties ? 
Des organisations hôtes de congrès peuvent partager des listes de membres ou d’anciens congressistes avec les services ICS pour permettre à ces derniers de vous informer sur les congrès à venir. 

Qui a accès à vos renseignements personnels et à qui sont-ils divulgués ? 
Nous pouvons divulguer vos données personnelles aux parties suivantes : 

• Des sociétés de groupe des services ICS ; 
• Des organisations hôtes ; 
• Des entrepreneurs — qui appuient les services ICS pour notre prestation de services ; 
• Des systèmes de paiement — pour permettre d’effectuer un paiement ; 
• Des hôtels et agences de voyages — pour réserver votre hébergement ou vos vols ; 
• Des spécialistes en traitement de résumés — pour gérer les propositions de résumés et le processus de révision ; 
• Des logiciels de commercialisation – pour vous donner de l’information sur le congrès et l’association ; 
• Des exposants et commanditaires — avec lesquels vous acceptez spécifiquement de partager vos données. 

Nous ne partageons pas vos renseignements personnels entre les clients. Par exemple, si vous vous inscrivez à un congrès dont l’hôte est l’une des associations, nous ne partagerons pas vos renseignements personnels avec d’autres clients qui organisent d’autres congrès, même si le sujet est similaire. 

Où transférons-nous et conservons-nous vos renseignements personnels ? 
Les services ICS possèdent des bureaux au Canada, aux États-Unis, en Autriche et au Royaume-Uni et vos données seront donc traitées dans ces pays. Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à des bénéficiaires à l’extérieur du lieu où nous avons nos bureaux comme au pays où se tient le congrès ou à l’endroit où nos entrepreneurs résident comme l’Espagne, la France ou l’Australie. Nous prenons soin de travailler avec des tierces parties qui maintiennent des normes adéquates de conformité en matière de sécurité des données. 

Comment assurons-nous la sécurité de vos données ? 
Nous conservons vos renseignements personnels sur des serveurs sécuritaires que nous gérons et qui sont gérés par nos fournisseurs de services, et parfois, au moyen de copies papier qui sont conservées en lieu sûr au Canada, aux États-Unis et au Royaume-Uni. Les renseignements personnels que nous conservons ou transmettons sont protégés par des contrôles d’accès comme noms d’utilisateur et mots de passe, et l’accès est accordé exclusivement aux personnes qui ont besoin de savoir; ceux-ci sont cryptés lorsque c’est possible. 

Quelles sont vos options de commercialisation ? 
Là où nous avons votre consentement pour le faire (par exemple lors d’un abonnement à une de nos listes courriel, de l’inscription à un de nos congrès, ou lorsque vous avez indiqué que vous souhaitez recevoir de l’information de notre part), nous vous envoyons des communications commerciales par courriel à propos d’événements pour lesquels vous avez précédemment montré de l’intérêt. Vous pouvez vous désinscrire de telles communications commerciales si vous préférez ne pas les recevoir dans le futur en utilisant la touche « se désabonner » fournie dans la communication même. 

Vous avez aussi des choix pour les témoins (cookie), tels que décrits ci-dessous. En modifiant les préférences de votre navigateur, vous pouvez choisir d’accepter tous les témoins, d’être avisé lorsqu’un témoin est enregistré ou de rejeter tous les témoins. Si vous choisissez de rejeter les témoins, certaines parties de nos sites peuvent alors ne pas fonctionner de façon adéquate. 

Qu’est-ce qu’un témoin (cookie) ? 
Pour davantage d’information sur les témoins, consultezhttp://www.allaboutcookies.org. 

Pendant que vous naviguez sur notre site Web, nos témoins publicitaires seront placés sur votre ordinateur pour que nous puissions comprendre ce à quoi vous vous intéressez. Notre partenaire publicitaire nous permet alors de vous présenter de la publicité provenant d’autres sites en nous basant sur vos interactions antérieures avec https://www.wcmt2023.org. La technique utilisée par nos partenaires ne recueille pas les renseignements personnels tels que votre nom, adresse courriel, adresse postale ou numéro de téléphone et nous ne partageons pas non plus cette information directement avec eux. Vous pouvez visiter cette page pour vous désabonner de toute publicité ciblée dans le futur. 

Si vous vous connectez à votre compte, certains renseignements peuvent être associés avec votre compte. Nous parlons de détails comme : 

• Votre adresse IP ou l’adresse de votre serveur mandataire ; 
• Le nom du domaine que vous avez demandé ; 
• Le nom de votre fournisseur de service Internet est parfois saisi selon la configuration de votre connexion à un ISP ; 

• La date et l’heure de votre visite sur le site Web ; 
• La longueur de votre séance ; 
• Les pages auxquelles vous avez eu accès ; 
• Le nombre de fois où vous avez accédé à notre site dans une période d’un mois ; 
• Le fichier URL que vous regardez et l’information qui s’y rapporte ; 

• Le site Web qui vous a recommandé nos sites ; 
• Ainsi que le système d’opération utilisé par votre ordinateur. 

Parfois, nous utiliserons des entreprises de publicité tierces parties qui mettront sur nos sites Web des publicités en se basant sur vos visites antérieures. Par exemple, si vous visitez nos sites Web, il vous est possible de voir plus tard une publicité pour nos événements lorsque vous visitez un site différent. 

Que se passe-t-il si vous avez déjà partagé de l’information avec d’autres ? 
Si vous rendez vos renseignements personnels disponibles à d’autres personnes, nous ne pouvons pas contrôler ou accepter la responsabilité pour la façon qu’elles utiliseront ou gèreront ces données. Vous pouvez trouver cette information de différentes façons afin de fournir de l’information à d’autres personnes, par exemple, lorsque vous publiez un message public sur une plateforme, lorsque vous partagez de l’information sur les médias sociaux ou que vous communiquez avec un autre utilisateur (tels qu’un tiers auteur) que ce soit par nos sites ou directement par courriel. Avant de rendre vos renseignements personnels publics, ou de les donner à quiconque, pensez-y bien. Si vous donnez vos renseignements personnels à un autre utilisateur par nos sites, demandez-leur la façon dont ils traiteront cette information. Si vous partagez de l’information par un autre site Web, vérifiez la politique de confidentialité pour ce site afin de comprendre ses pratiques de gestion de l’information parce que cette politique de confidentialité ne s’appliquera pas. 

Consentement 
À l’acceptation de cette déclaration de confidentialité, vous consentez à ce que les services ICS traitent vos renseignements personnels aux fins précédemment décrites. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, en choisissant « se désabonner » dans n’importe quel courriel que vous recevez de notre part, ou en envoyant un courriel à privacy@icsevents.com. 

Pour combien de temps les services ICA conservent-ils nos données ? 
Les services ICS conserveront vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire afin de vous fournir des services conformément aux exigences légales. Nous conservons vos renseignements personnels jusqu’au prochain cycle de congrès, pour que nous puissions vous informer de sa probabilité. Si vous ne désirez plus avoir de nos nouvelles, vous pouvez utiliser la touche « se désabonner » dans le bas du courriel commercial. Vous pouvez aussi demander une liste des données personnelles, que ces données soient révisées ou effacées en envoyant un courriel à l’agent de protection de la vie privée des services ICS aux coordonnées notées ci-dessous.